उत्तम अभिलेख प्रबंधन की पहली जरूतों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि मितव्‍ययिता तथा कार्यकुशलता की कीमत पर अभिलेख को न तो आवश्‍यकता से अधिक समयावधि के लिए रखा जाना चाहिए और ना ही समय से पूर्व नष्‍ट किया जाना चाहिए। इस प्रकार, विभिन्‍न श्रेणियों के अभिलेखों हेतु विवेकपूर्ण प्रतिधारण अवधियों को निर्धारित करने के लिए, संबंधित अभिलेख सृजक एजेंसी द्वारा एक अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची प्रकाशित करने की जरूरत पड़ती है।

अभिलेख प्रबंधन सरकारी विभागों के लिए सदा से एक महत्‍वपूर्ण कार्य रहा है क्‍योंकि अच्‍छे अभिलेख प्रबंधन को कुशल प्रशासन की कुंजी माना जाता है। अभिलेख प्रबंधन के संबंध में, राष्‍ट्रीय अभिलेखागार तथा प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग दोनों अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने से संबंधित मार्गनिर्देशों को बनाने के लिए समान रूप से उत्तरदायी हैं।

प्रशासनिक सुधार और लोक शिकायत विभाग दिशा निर्देशों तथा यह सुनिश्चित करने कि लिए के स्‍थापना, कार्मिक तथा गृह व्‍यवस्‍था संबंधी मामलों और समान प्रकृति के कार्यों से संबंधित अभिलेखों की प्रतिधारण अनुसूचियों में एकरूपता बनी रहे, भारत सरकार के सभी मंत्रालयों/विभागों के समान सुविधाजनक प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने के लिए जिम्‍मेदार है।  

राष्‍ट्रीय अभिलेखागार सभी मंत्रालयों/विभागों/कार्यालयों/सा.क्षे.उ. के मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियों की जांच करने तथा अभिलेख प्रबंधन के विषय पर दिशा निर्देश तैयार करने के लिए जिम्‍मेदार होता है।

लोक अभिलेख अधिनियम, 1993 (1993 का 69) धारा 6 की उप धारा (1) के खंड (ड.) तथा केन्‍द्रीय सचिवालय कार्यालय पद्धति नियमपुस्तिका (12वां संस्‍करण 2012) अनुच्‍छेद 111 (1) (घ) तथा 111 (2) में विनिर्दिष्‍ट करती है कि प्रत्‍येक अभिलेख सृजक एजेंसी अपने संगठन के मूल कार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची का संकलन राष्‍ट्रीय अभिलेखागार के परामर्श से तैयार करेगा, जिसे लागू किए जाने से पूर्व राष्‍ट्रीय अभिलेखागार द्वारा जांचा जाएगा।

अभिलेख सृजक एजेंसी (अ.सृ.ए.) के मूल कार्यों के संबंधित अभिलेख में उन कार्यों से संबंधित अभिलेख शामिल होते हैं जो उस एजेंसी विशेष के लिए विशिष्‍ट होते हैं। इसलिए प्रत्‍येक अभिलेख सृजक एजेंसी के मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए प्रतिधारण अनुसूची उसके द्वारा सृजित अभिलेखों के अनुरूप ही होगी।

मूल प्रकार्यों से संबंधित अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची तैयार करने से संबंधित दिशा निर्देश [1] 101.86 केबी।