स्‍थायी रूप से प्रतिधारित करने (रखने) के लिए संस्‍तुत फाइलों को जहां आवश्‍यक हो उचित प्रकार से मरम्‍मत करके, डॉकेट बनाकर तथा सिलाई करके रखा जाए।

• फाइलों को खराब होने से बचाने के लिए, अधिमानत: 5 प्‍लाई के दो गत्तों के बीच में उपयुक्‍त आकार के गट्ठे बनाकर बांधकर रखना चाहिए।
• नामावली अर्थात् मंत्रालय, विभाग, शाखा के नाम, वर्ष तथा फाइल संख्‍या का उल्‍लेख गत्ते/फाइल के मुख्‍य आवरण पर स्‍पष्‍ट रूप से किया जाए।
• जहां कहीं संक्षिप्‍ताक्षरों का प्रयोग किया जाए उन्‍हें पूर्ण रूप में निर्देशित किया जाए।
  • नीचे दिए गए प्रोफार्मा के अनुसार, स्‍थानांतरण सूची को अधिमानत: कम्‍प्‍यूटर पर तैयार किया जाए :

स्‍थानांतरण सूची

(लोक अभिलेख नियमावली, 1997 के नियम 5 के उप-नियम (3) को देखें)

अभिलेख सृजित करने वाली एजेंसी का नाम (अर्थात् मंत्रालय/विभाग/कार्यालय/सार्वजनिक क्षेत्र उपक्रम आदि) :

अभिलेख अधिकारी का नाम एवं ब्‍यौरा :

शाखा/अनुभाग का ब्‍यौरा :

वर्ष :

अभिलेख अधिकारी का हस्‍ताक्षर एवं मोहर  .....................................

• स्‍थानांतरण सूची तथा अभिलेख को शाखा/अनुभाग वार तथा कालक्रमानुसार व्‍यवस्थित रखा जाना चाहिए।
• राष्‍ट्रीय अभिलेखागार में स्‍थायी परिरक्षण हेतु सभी प्रकार के अभिलेख को स्‍थानांतरण सूचियों सहित (तीन प्रतियों में) अग्रेषित किया जाना चाहिए। तथापि, अभिलेख के स्‍थानांतरण के लिए सही-सही दिनांक एवं समय की सूचना अग्रिम रूप से राष्‍ट्रीय अभिलेखागार को भेज दी जाए।
• अभिलेख/स्‍थानांतरण सूची की जांच करने के बाद, राष्‍ट्रीय अभिलेखागार स्‍थानांतरण की सूची की एक प्रति लोक अभिलेख की रसीद के रूप में अभिलेख सृजक एजेंसी को लौटा देगा।

किसी प्रकार के स्‍पष्‍टीकरण के लिए, कृपया दूरभाष संख्‍या पर हमसे संपर्क करें  (011)-23381467/ 23385967.